정부청사 시설관리시스템 구축 전, 정부청사 시설관리는 종이문서 작성에 의존하는 수기관리 방식이었고 각 청사별로 업무처리 방식이 달랐다.
이에 따라, 정부청사관리본부는 시설관리의 효율성을 높이고 안전하고 편리한 업무환경 조성을 위해 데이터 기반의 디지털 통합플랫폼을 구축했다.
정부청사 시설관리시스템 구축은 5년 동안 총 17억원을 투입, 주요 시설관리 4대 분야 10개 기능 개발을 완료했다.
2019년에는 전 청사 시설관리 업무 프로세스 개선을 통해 표준화 작업을 완료하고 2020년부터 2023년까지 주요 기능을 추가 개발해 정부청사에 필요한 디지털 업무환경을 갖췄다.
먼저, 정부청사관리본부는 시설관리 중심이 되는 ▲시설점검▲보수▲자재▲장비 등 업무체계를 통일성 있게 표준화했고 종이 자료 위주의 데이터를 전자 문서로 대체했다.
이를 통해 시설 관련 데이터 검색, 자재ˑ장비 수급 상황, 시설불편 민원 등을 보다 빠르고 정확한 업무처리가 가능하도록 업무 효율성을 높였다.
다음으로 시설관리 업무 표준화에 이어서 에너지 사용량, 계측기구 보유현황, 비콘 기술 도입, 산업안전 보건관리 등을 추가 개발했다.
이에 따라 건물별 에너지 사용량 확인이 가능해졌으며 계측기구의 철저한 자산관리로 불필요한 추가 구매를 줄일 수 있어 예산 절감이 기대된다.
또한, 시설점검 업무를 카드형 접촉 방식에서 근무자 위치기반 비콘 기술로 발전시켜 시설 서비스 질이 한층 향상됐다.
아울러 2022년부터 시행된 중대재해처벌법에 맞춰 2,600여명 공무직원들의 안전의식 고취와 산업재해 예방을 위해 안전보건사항 홍보, 건강이력 모니터링 등을 할 수 있도록 산업안전보건 서비스 기능도 대폭 강화했다.
특히 2023년에는 정부청사 공무직원들의 인사정보나 급여 계산 등을 수기 처리하던 것을 시스템에 적용해 업무프로세스를 개선했다.
이를 통해 인사정보 통합관리, 임금 자동 계산으로 정확한 업무처리 및 행정 효율성이 향상됐다.
정부청사관리본부는 5년에 걸친 정부청사 시설관리시스템 구축이 완성됨에 따라 시설관리체계가 강화되어 정부청사를 방문하는 국민과 입주직원 모두가 편리한 시설 서비스를 제공할 수 있을 것으로 기대하고 있다.
또한, 시스템 구축으로 종이 문서 사용이 없어져 연간 A4용지 약 60만 매 절감, 탄소 배출량 약 1.7tCO2 감축을 통한 온실가스 저감 효과도 기대된다.
김광휘 정부청사관리본부장은 “이번 정부청사 시설관리시스템 구축을 계기로 수요자 중심의 더 안전하고 편리한 스마트한 청사를 구현해 국민과 입주직원 모두가 만족할 수 있도록 노력하겠다”고 말했다.